Dlaczego brak odpowiedniej dokumentacji kosztów może nas drogo kosztować?

Prowadzenie księgowości to podstawa każdej firmy – obojętnie czy to proste B2B czy skomplikowana firma produkcyjna. Każdy przedsiębiorca doskonale wie, że poprawne i skrupulatne dokumentowanie wydatków jest kluczowe dla zdrowia finansowego firmy. 

Przez lata prowadzenia księgowości dla różnych podmiotów, wiemy że każdemu może zdarzyć się zgubienie faktury czy też przyniesienie paragonu, który dokumentuje wydatek prywatny.

Warto jednak pamiętać o jednym: brakująca faktura lub niezaksięgowany wydatek to realne straty dla naszego biznesu. Co dokładnie tracimy, jeśli nie zadbamy o pełną dokumentację?

1. Brak odliczenia podatku VAT

Sprawa jest prosta – każda faktura, która nie została zaksięgowana to brak odliczenia podatku VAT, który już realnie zapłaciliśmy.

2. Wyższy podatek dochodowy

Każdy koszt, który ponosi firma, zmniejsza podstawę opodatkowania, a co za tym idzie, wysokość należnego podatku dochodowego. Brak zaksięgowania wydatku oznacza, że firma zapłaci wyższy podatek dochodowy. Nawet drobne kwoty, kiedy się nawarstwią, mogą znacząco zwiększyć wysokość tego podatku. Regularne sprawdzanie, czy wszystkie koszty zostały uwzględnione, to nie tylko dobra praktyka, ale także realne oszczędności.

3. Zmniejszenie składki zdrowotnej

Dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze, wysokość składki zdrowotnej zależy od dochodu. Każdy odliczony koszt zmniejsza dochód, a co za tym idzie – także wysokość składki zdrowotnej. Pominięcie nawet jednej faktury to zatem dodatkowy koszt, który może wynikać z wyższej składki.

4. Straty w dłuższej perspektywie

Brak rzetelnej analizy wszystkich zapisów księgowych i pomijanie faktur kosztowych to błędy, które z czasem mogą się kumulować. Zamiast realnych oszczędności, firma stopniowo traci możliwość optymalizacji podatkowej. A przecież odpowiednia optymalizacja to jedna z podstaw efektywnego zarządzania finansami firmy.

Jak uniknąć problemów?

• Skrupulatność – Upewnij się, że każda faktura trafia do księgowości na czas. Warto wprowadzić regularne kontrole i weryfikacje zapisów księgowych.
• Dobry OCR – Korzystanie z nowoczesnych systemów do zarządzania dokumentami może znacząco ułatwić pracę. Automatyzacja pozwala na szybkie wychwycenie brakujących faktur.
• Współpraca z księgowym – Regularne konsultacje z księgowym lub biurem rachunkowym pozwolą uniknąć błędów i przeoczeń.

Podsumowanie

Brak odpowiedniej dokumentacji kosztów to nie tylko bałagan w księgach, ale realne straty dla firmy. Pominięcie faktur to niższe koszty operacyjne, wyższy podatek VAT i dochodowy, a także większe obciążenia składkami zdrowotnymi. Dlatego tak ważne jest, aby dbać o każdy szczegół w dokumentacji finansowej.

Pamiętaj, że tylko pełny wgląd w dokumentację daje Ci możliwość zweryfikowania sytuacji Twojej firmy – w księgowości (jak w wielu innych zawodach) bardzo ciężko o dobrego specjalistę. Jeśli zatem od Twojej księgowości nie masz żadnych zestawień, ani nikt nie dopytuje Cię o zasadność kosztów to natychmiast powinna Ci się zapalić czerwona lampka!